Obligaciones laborales y normativas para cerrar 2025 con tranquilidad.

El cierre de año es un momento clave para que las empresas revisen su cumplimiento laboral y normativo: nóminas, prestaciones, contratos, capacitaciones y las obligaciones que evitarán sanciones y problemas en 2026. A continuación encontrarás una checklist práctica y comentada para que tu área de Recursos Humanos o tu despacho jurídico puedan cerrar 2025 con todo en orden.

¿Por qué revisar esto ahora?

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) mantiene programas de inspección y verificación más activos que en años anteriores; la planeación y documentación previa reduce el riesgo de sanciones y facilita la respuesta ante una visita inspectiva. Preparar y documentar tus procesos te dará seguridad legal y operativa. Gobierno de México.

Checklist legal de fin de año (paso a paso)

1. Nómina y prestaciones: aguinaldo y PTU (verificados y programados)

  • Aguinaldo: asegúrate de haber calculado correctamente el monto y de que los pagos estén programados antes del 20 de diciembre (si aplica). Revisa casos con salario variable y trabajadores que dejaron la empresa (parte proporcional). (PROFEDET ofrece guías y mecanismos de orientación). Profedet.
  • PTU (planeación): aunque el pago de PTU se realiza en primavera, la base para repartir utilidades son las utilidades del ejercicio fiscal anterior. Verifica que la contabilidad y la declaración anual estén alineadas para evitar discrepancias que deriven en observaciones. (Fechas: personas morales hasta 30 de mayo; personas físicas con actividad empresarial hasta 29 de junio). SAT+1

Por qué: errores en estos rubros son de los motivos más frecuentes de demandas y de sanciones administrativas.

2. Documentación y contrato laboral: actualiza y organiza.

  • Revisa contratos (permanentes, temporales, por obra, honorarios) para confirmar la naturaleza de la relación laboral.
  • Asegura que exista registro de altas/bajas y lista de trabajadores con sus datos actualizados (RFC, IMSS, percepciones).
  • Comprueba que las modificaciones contractuales estén firmadas y documentadas.

Por qué: en una inspección, la falta o inconsistencia de contratos y registros es una causa directa de requerimientos.

3. Capacitación: registro y comprobantes (DC-3 / DC-4).

  • Verifica que las capacitaciones obligatorias del año estén registradas y que los expedientes contengan constancias o evidencias (asistencias, firmas, material).
  • Si usaste proveedores externos, conserva convenios, facturas y evidencias de impartición.

Por qué: no presentar la documentación de capacitación es una de las faltas comunes que resultan en sanciones. (La STPS publica guías y lineamientos sobre capacitación). Gobierno de México.

4. Seguridad e higiene (NOM-030 y otras NOM relevantes)

  • Confirma que la evaluación de riesgos y los servicios preventivos estén activos y con registros (NOM-030 y guías relacionadas).
  • Actualiza bitácoras de seguridad, constancias de brigadas, protocolos COVID/biológicos si aplican, y avisos preventivos.
  • Programar las revisiones médicas periódicas que correspondan.

Por qué: las obligaciones en materia de seguridad y salud son de alto impacto en inspecciones; mantener evidencias reduce la probabilidad de multas. Diario Oficial de la Federación+1

5. Revisiones fiscales y de IMSS / INFONAVIT.

  • Conciliación de salarios y base de cotización ante IMSS.
  • Revisión de retenciones, pago de cuotas y comprobantes.
  • Alineación con la contabilidad que soporta la declaración anual y cálculo de PTU.

Por qué: discrepancias entre nómina y las declaraciones pueden derivar en auditorías mixtas (laboral-fiscal).

6. Políticas internas y reglamento interior.

  • Si tu empresa tiene Reglamento Interior de Trabajo, revisa que esté vigente, comunicado y registrado.
  • Actualiza políticas (teletrabajo, acoso laboral, uso de dispositivos) y comunica los cambios por escrito al personal.

Por qué: los reglamentos y políticas son evidencia de cumplimiento y ayudan a la gestión de conflictos.

7. Preparación para inspecciones: ¿qué tener listo?

  • Carpeta digital o física con: contratos, nóminas por mes, comprobantes de pago (aguinaldo, PTU cuando corresponda), registros de capacitación (DC-3/DC-4), bitácoras de seguridad, pólizas de seguros y poder notarial del representante legal.
  • Designa un responsable para recibir inspectores y definir testigos/representantes.
  • Ten presente los lineamientos operativos de inspección publicados en el DOF para conocer procedimientos. Diario Oficial de la Federación+1

Cerrar el año con los deberes en orden no solo evita multas: protege la relación con tu equipo y mejora la operación.

Consejos prácticos y próximos pasos.

  • Haz un inventario documental esta semana y prioriza las correcciones más urgentes (aguinaldo, contratos, capacitación).
  • Programa auditorías internas breves para enero y evita dejar todo para última hora.
  • Si identificas incumplimientos o dudas, solicita asesoría especializada para minimizar riesgos y regularizar la situación de forma ordenada.

Cerrar el año con los deberes en orden no solo evita multas: protege la relación con tu equipo y mejora la operación. Si necesitas apoyo para revisar tu checklist o preparar la documentación para una inspección, en Sisma Consultores podemos ayudarte con una revisión práctica y orientada a soluciones.

Fuentes y referencias clave.

Contáctanos ahora